akta personalne – gromadzone przez urząd (instytucję akta dotyczące danych osobistych i przebiegu służby pracownika
aktotwórca – urząd(instytucja) lub osoba fizyczna w wyniku działalności których powstają akta. Por. twórca zespołu
archiwotwórca
termin używany niekiedy w oznaczeniu twórcy zespołu.
archiwum
1. instytucja o charakterze urzędu administracyjnego, urzędu wiary publicznej oraz placówki naukowej powołana do kształtowania, zabezpieczania, gromadzenia, opracowywania oraz trwałego przechowywania i udostępniania materiałów archiwalnych, uprawniona do wydawania z nich uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i kopii, a także do publikowania źródeł i pomocy archiwalnych oraz prowadzenia badań w dziedzinie archiwistyki.
2. komórka organizacyjna instytucji powołana do przejmowania, przechowywania, porządkowania i zabezpieczania materiałów archiwalnych tej instytucji.
3. gmach lub lokal stanowiący pomieszczenie archiwum.
4. zespół, grupa zespołów lub zbiór archiwalny powstały na skutek działalności urzędu, instytucji, organizacji, a zwłaszcza rodu, rodziny lub osoby fizycznej. Por. archiwum podworskie, archiwum prywatne, spuścizna.
archiwum państwowe
archiwum wchodzące w skład sieci archiwów państwowych.
archiwum podworskie
archiwum powstałe w wyniku działalności osób, rodzin lub rodów, zawierające materiały związane z posiadaniem i zarządzaniem dobrami ziemskimi oraz odnoszące się do spraw osobisto-rodzinnych i wykonywanych funkcji publicznych. Termin archiwum podworskie przyjął się po 1945 r.
archiwum prywatne
zespół archiwalny powstały na skutek działalności instytucji prywatnej lub osób fizycznych, rodzin, rodów niezależnie od aktualnego miejsca, jego przechowywania.
autograf
pismo własnoręczne danej osoby, termin niesłusznie zacieśniany wyłącznie do podpisu lub rozszerzany na całość pisma opatrzonego własnoręcznym podpisem
D
dekret
– w dawnym prawie polskim wyrok, orzeczenie lub postanowienie sądu
– akt prawny wydawany przez króla bez udziału sejmu
– akt prawny mający moc ustawy, wydawany bez udziału parlamentu
destructa
materiały archiwalne uszkodzone w skutek przyczyn mechanicznych, biologicznych lub innych, powodujący zanik tekstu lub nieodwracalne jego ubytki
dokument
(carta, charta, littera)
1. pismo uwierzytelnione sporządzone z zachowaniem przyjętych w danej epoce i miejscu form zewnętrznych i wewnętrznych, stwierdzające lub ustanawiające pewien stan prawny albo też służące do wykonywania uprawnień;
2. zapis bez względu na jego postać będący świadectwem jakiegoś faktu (faktów) i zjawisk obiektywnej rzeczywistości lub przejawów myśli ludzkiej.
dokumentacja archiwalna
1. termin stosowany na równi z terminem: materiały archiwalne;
2. materiał informacyjny zebrany do określonych zagadnień w oparciu o zasób jednego lub wielu archiwów.
dokumentacja twórcy zespołu
dokumenty wytwarzane i gromadzone przez twórcę zespołu w toku jego działania.
dokumenty osobiste
– dokumenty stwierdzające tożsamość osoby ich właściciela, jej prawa, obowiązki oraz stan cywilny
– gromadzenie przez osobę fizyczną dokumenty dotyczące jej życia i działalności
dudka
(dutka) księga rękopiśmienna formatu – pagina fracta (lub składki formatu pagina fracta) najczęściej spotykana wśród dawnych ksiąg sądowych lub metrykalnych
dyplom
– dokument nadający odbiorcy określony tytuł lub upoważnienia, względnie stwierdzający kwalifikacje odbiorcy lub przysługujące mu uprawnienia albo też przyznane mu lub uzyskane przez niego wyróżnienia
– termin używany również na oznaczenie dokumentu pergaminowego
dziedziczenie (sukcesja) materiałów archiwalnych
przejmowanie materiałów archiwalnych w następstwie przejęcia całości lub części zakresu działania twórcy zespołu przez sukcesora. Por. sukcesja czynna, sukcesja bierna.
dziennik
(diariusz) systematyczne, w założeniu codziennie prowadzone zapiski o czynnościach lub zdarzeniach, względnie jednych i drugich – diary
F
fascimile
– wierne odtworzenie pierwowzoru tekstu lub rysunku sporządzone ręcznie, sposobem mechanicznym lub chemicznym
– pieczątka z wiernym odtworzeniem podpisu osoby urzędowej lub prywatnej
fascykuł
– termin używany dawniej na oznaczenie grupy rzeczowej akt danego twórcy zespołu; fascykuł taki mógł się składać z większej liczby jednostek archiwalnych
– wiązka akt luźnych zawierająca pisma jedno lub różnorodne
G
glosa
dopisek zazwyczaj o charakterze komentarza, umieszczany na marginesie (marginalna) lub między wierszami objaśnianego tekstu (interlinearna)
granice zespołu archiwalnego
zakres materiałów archiwalnych zespołu wyznaczony przez związek zachodzący między materiałami archiwalnymi zespołu a jego twórcą; granice zespołu wyznaczają daty powstania i likwidacji twórcy zespołu, zakres jego funkcji oraz kompetencji rzeczowych i terytorialnych
I
inwentarz zespołu (zbioru) archiwalnego
pomoc archiwalna służąca zabezpieczeniu całości i udostępnianiu materiałów archiwalnych jednego zespołu (zbioru), stanowiąca systematyczny ciąg opisów poszczególnych jednostek archiwalnych, zgodny zazwyczaj z układem jednostek w zespole (zbiorze).
J
jednostka archiwalna
odrębna fizycznie jednostka materiałów archiwalnych (dokument, księga, poszyt, plik, wiązka, teczka, mapa lub jej arkusz, rysunek lub jego arkusz, fotografia, krążek taśmy magnetofonowej lub filmowej, płyta gramofonowa itp.). Zazwyczaj jednostka archiwalna stanowi jednostkę inwentarzową.
jednostka inwentarzowa
materiały archiwalne określonego zespołu (zbioru) stanowiące jedną pozycję w inwentarzu zespołu (zbioru) archiwalnego.
K
kancelaria
1. komórka organizacyjna lub zespół komórek organizacyjnych w urzędzie (instytucji) zajmujących się przyjmowaniem, rejestracją i rozdzielaniem pism wpływających, przygotowywaniem, rejestracją i wysyłaniem pism wychodzących oraz przechowywaniem akt danego urzędu. W różnych okresach nie wszystkie z wymienionych czynności wchodziły w zakres działalności kancelarii, np. kancelaria współczesna w zasadzie ogranicza się do przyjmowania i rozdzielania pism wpływających oraz do ekspedycji pism wychodzących;
2. w najszerszym znaczeniu za kancelarię można uznać wszystkie komórki organizacyjne twórcy zespołu wytwarzające akta;
3. termin używany niekiedy na oznaczanie systemów kancelaryjnych, np. kancelaria austriacka, pruska, rosyjska;
4. pomieszczenie biurowe przeznaczone dla kancelarii (sekretariatu) w znaczeniu komórki organizacyjnej.
katalog archiwalny
rodzaj pomocy archiwalnej, zawierającej informacje o treści materiałów archiwalnych jednego lub wielu zespołów (zbiorów) albo ich części, opracowane według z góry przyjętych założeń i uszeregowane według ustalonych kryteriów. termin używany dawniej, zwłaszcza w publikacjach, w znaczeniu inwentarza archiwalnego.
katalog archiwalny
rodzaj pomocy archiwalnej, zawierającej informacje o treści materiałów archiwalnych jednego lub wielu zespołów (zbiorów) albo ich części, opracowane według z góry przyjętych założeń i uszeregowane według ustalonych kryteriów. termin używany dawniej, zwłaszcza w publikacjach, w znaczeniu inwentarza archiwalnego.
księga protokołów
księga zawierająca wpisane w porządku chronologicznym protokoły posiedzeń organu kolegialnego lub innego gremium zbierającego się okresowo, zaopatrzone z reguły w podpisy uczestników posiedzenia, względnie przewodniczącego posiedzenia i protokolanta
księga wpisów
1. księga, do której wystawca wnosi w formie pełnej lub skróconej treść wystawionych przez siebie dokumentów;
2. księga służąca instytucji lub osobie fizycznej do wnoszenia wpisów dotyczących czynności prawnych lub innych czynności związanych z zakresem działalności danej instytucji lub osoby;
3. termin stosowany również na określenie systemu kancelaryjnego mającego zastosowanie do końca XVIII w.
kwerenda archiwalna
poszukiwanie w materiałach archiwalnych danych dotyczących określonego zagadnienia lub osoby.
M
materiały archiwalne
wszelkie dokumenty, będące wytworem działalności twórców zespołów, kwalifikujące się do trwałego lub czasowego przechowywania w archiwum. Por. archiwalia.
metr bieżący akt
jednostka miary używana do obliczenia ilości akt na półkach w magazynie.
P
patent
dokument mający znaczenie w sferze stosunków publicznoprawnych dla wręczenia odbiorcy w formie otwartej
– dokument upoważniający jego odbiorcę do wyłącznego korzystania z określonego wynalazku, wydawany zazwyczaj na ustalony przeciąg czasu
– świadectwo ukończenia szkoły względnie uzyskania tytułu naukowego lub zawodowego
– dokument uprawniający do prowadzenia zakładu handlowego lub przemysłowego
pieczęć
– znak własnościowy osoby prywatnej lub fizycznej wyciskany za pomocą tłoku (typariusza) w masie plastycznej – wosku, laku – farbie, metalu lub wyciskany w podłożu
– środek uwierzytelnienia pisma lub dokumentu, względnie środek zabezpieczający nienaruszalność zamkniętego nią pisma lub przedmiotu
pieczęć odwrocia
(contrasigillum) pieczęć wyciskana na odwrocie strony właściwej pieczęci wyciśniętej w wosku, zwykle od niej mniejsza, mająca umocnić wiarygodność dokumentu
pomoce archiwalne
różne postacie opracowań dotyczących głównie treści i formy materiałów archiwalnych sporządzone według ustalonych zasad, dla celów ewidencji, informacji i udostępniania. Por. inwentarz archiwalny, katalog tematyczny, indeks, skorowidz i inne.
pomoce kancelaryjne
różnorodne typy ksiąg, kartotek, spisów, skorowidzów, służących w kancelarii (registraturze) do rejestracji, wyszukiwania i kontroli obiegu pism.
poszyt
(libelli, libellus, volumen, wolumen) grupa składek, bifoliów lub kart, zszyta i oprawna zazwyczaj w półsztywny karton, stanowiąca najczęściej jednostkę inwentarzową lub jej część
– sprawozdanie z przebiegu obrad ciała kolegialnego lub innego gremium zbierającego się zazwyczaj okresowo
– akt urzędowy stwierdzający pewien fakt, stan rzeczowy lub przebieg danego zdarzenia
przewodnik po zasobie archiwum
pomoc archiwalna informująca o poszczególnych zespołach (zbiorach) archiwalnych lub ich grupach, składających sie na zasób danego archiwum. Przewodnik z reguły zawiera historię archiwum, ogólną systematykę jego zasobu, charakterystykę poszczególnych zespołów (zbiorów), uwzględnia ponadto pomoce archiwalne i bibliografię.
przewodnik po zasobie (zbiorze) archiwalnym
pomoc archiwalna o charakterze zbliżonym do wyrozumowanego skorowidza rzeczowego informująca o treści materiałów archiwalnych danego zespołu (zbioru) przy pomocy haseł, sformułowanych w oparciu o problematykę tych materiałów, a usystematyzowanych według przyjętego schematu i odsyłająca za pośrednictwem tych haseł do odpowiednich pozycji inwentarza archiwalnego, względnie sygnatury jednostki archiwalnej. (w braku inwentarza).
przywilej
dokument nadający odbiorcy (osobie fizycznej lub prawnej) określone, zazwyczaj specjalne uprawnienia
R
repertorium
1.spis jednostek archiwalnych danego zespołu archiwalnego lub jego części (względnie elementów składowych poszczególnych jednostek), uwzględniający niektóre elementy rozpoznawcze (z reguły tytuł wlaściwy akt), bądź też wskazujący na wybrane elementy treściowe;
2. pomoc kancelaryjna (stosowana zwłaszcza w sądach) zbliżona do dziennika podawczego, służąca do rejestracji określonych typów spraw, zawierająca zwięzłe adnotacje charakteryzujące poszczególne sprawy oraz wazniejsze momenty ich załatwienia, stanowiące jednocześnie podstawę do nadania aktom tych spraw właściwego układu. Do tego typu repertoriów sporządza się w miarę potrzeby skorowidze;
3. termin – repertorium używa si e niekiedy zamiennie z terminem skorowidz lub inwentarz.
rewindykacja materiałów archiwalnych
odzyskanie na podstawie międzynarodowych umów materiałów archiwalnych wywiezionych poza granice państwa. Por. ekstradycja, windykacja.
rozmieszczenie państwowego zasobu archiwalnego
podział materiałów archiwalnych między archiwa zgodnie z ich właściwością rzeczową i terytorialną.
rękopis
każdy tekst pisany ręcznie w przeciwieństwie do maszynopisu lub tekstu powielonego dowolną techniką. Termin ten znajduje szczególne zastosowanie w praktyce bibliotecznej na oznaczenie rękopiśmiennej jednostki ewidencyjnej, w stosunku do archiwaliów używane są raczej terminy szczegółowe: dokument, księga, itp
S
scalanie archiwalne
łączenie z zespołem archiwalnym lub z jednostką archiwalną w zespole w sposób realny (fizyczny) lub idealny (poprzez inwentarz archiwalny) odłączonych od danego zespołu lub danej jednostki materiałów archiwalnych. Por. inwentarz zespołu (zbioru) idealny, realny, rekonstrukcja archiwalna.
seria
szereg jednostek archiwalnych w zespole (zbiorze) archiwalnym stanowiących pewien ciąg, a związanych analogią treści lub formy zewnętrznej, bądź analogią obu tych elementów.
sieć archiwalna
organizacja i rozmieszczenie archiwów na określonym terytorium zgodnie z ustrojem, strukturą i organizacją terytorialną władz, w których gestii znajdują się archiwa wchodzące w skład danej sieci archiwalnej.
sieć archiwów państwowych
sieć archiwalna, w skład której wchodzą archiwa państwowe podległe naczelnej władzy archiwalnej danego państwa.
sigillum
pieczęć
sigillum authenticum
pieczęć posiadająca moc pełnowartościowego środka dowodowego używana również dla stwierdzenia także wiarygodności osób trzech które nie używały pieczęci albo których pieczęcie nie posiadały dostatecznej siły dowodowej
skorowidz archiwalny
pomoc archiwalna zawierająca wykaz haseł systematyzowanych alfabetycznie, chronologicznie lub rzeczowo, służąca do szybkiego odszukania sygnalizowanej przez nie treści w opracowanych materiałach archiwalnych.
spis akt
(materiałów archiwalnych) spis jednostek archiwalnych bez względu na ich stan uporządkowania.
spis spraw
pomoc kancelaryjna stosowana w systemie rzeczowo-bezdziennikowym (rzeczowo-rejestrowym), służąca do rejestracji spraw w obrębie grup rzeczowych (teczek-spraw).
spis zespołów (zbiorów) archiwalnych
spis zespołów (zbiorów) najczęściej w układzie według komórek organizacyjnych danego archiwum, podający podstawowe informacje o poszczególnych zespołach (zbiorach).
spuścizna archiwalna
(papiery) termin stosowany na oznaczenie zespołu archiwalnego wytworzonego przez osobę (lub osoby) fizyczną. W praktyce włącza sie do spuścizny także zbiory archiwalne powstałe z zainteresowań kolekcjonerskich twórcy spuścizny.
sukcesja bierna
materiały archiwalne przejęte przez sukcesora (sukcesorów), niepotrzebne do jego bieżącej działalności.
sukcesja czynna
materiały archiwalne spraw nie zakończonych przez sukcesodawcę, przejęte przez sukcesora (sukcesorów), potrzebne do jego dalszej bieżącej działalności.
sukcesja materiałów archiwalnych
dziedziczenie materiałów archiwalnych
sumariusz
zestawienie streszczeń aktów i dokumentów danego zespołu lub jego części sporządzone w układzie chronologicznym, tematycznym lub geograficznym. Termin bywał używany niekiedy w znaczeniu inwentarza.
sygnatura archiwalna
1. znak rozpoznawczy nadany jednostce archiwalnej lub jednostce inwentarzowej, określający jej miejsce w obrębie zespołu (zbioru) i umożliwiający jej zidentyfikowanie;
2. zespół znaków wskazujących na aktualne miejsce przechowywania jednostki archiwalnej lub jednostki inwentarzowej.
T
twórca zespołu
jednostka organizacyjna (urząd, instytucja, przedsiębiorstwo, organizacja społeczna) posiadająca określony zakres działania i samodzielność organizacyjną, działająca z reguły w oparciu o właściwe dla siebie normy prawne, lub osoba fizyczna (osoby fizyczne) przejawiająca działalność w określonych dziedzinach życia społecznego. Por. dokumentacja twórcy zespołu, zespół dokumentacyjny, zespół archiwalny.
tytuł jednostki archiwalnej (inwentarzowej)
wyraz lub szereg wyrazów stanowiących nazwę lub określających zawartość treściową a także rodzaj materiałów danej jednostki.
U
udostępnianie materiałów archiwalnych
organizowanie przez archiwum w oparciu o obowiązujące przepisy form korzystania z materiałów archiwalnych.
W
windykacja materiałów archiwalnych
przejęcie przez jedno państwo materiałów archiwalnych powstałych na terytorium innego państwa, a dotyczących terytorium państwa przejmującego na zasadzie więzi prawno-ustrojowych, zachodzących w momencie powstania tych
Z
zasada przynależności kancelaryjnej
zasada zachowania w obrębie zespołu kolejności dokumentów (aktów) nadanej im w kancelarii (registraturze) twórcy zespołu. Por. zasada przynależności zespołowej.
zasada przynależności terytorialnej
zasada poszanowania związku zespołów archiwalnych z terytorium, na którym powstały.
zasada przynależności zespołowej
zasada poszanowania związku materiałów archiwalnych wchodzących w skład zespołu archiwalnego z jego twórcą, decydująca zarazem o niepodzielności tego zespołu. Por. zasada przynależności kancelaryjnej.
zbiór archiwalny
dokumenty zgromadzone przez urzędy (instytucje) lub osoby fizyczne pod określonym katem widzenia, mające w całości lub w przeważającej części charakter materiałów archiwalnych.
zespół archiwalny
organicznie powiązane ze sobą zarchiwalizowane materiały archiwalne wytworzone i zgromadzone w wyniku działalności urzędu (instytucji) lub osoby fizycznej. Por. twórca zespołu, archiwalizacja.
znak sprawy
znak rozpoznawczy akt sprawy składający się ze stałych elementów rejestracyjnych pism w obrębie danej sprawy:
1. w systemie dziennikowym składa sie z symbolu komórki organizacyjnej i numeru dziennika podawczego lub tylko numeru dziennika podawczego;
2. w systemie bezdziennikowym (rzeczowo-rejestrowym) – z symbolu komórki organizacyjnej znaku akt i numeru sprawy lub tylko ze znaku akt.
znak wodny
(filigran) bezbarwny, trwały znak na papierze, widoczny szczególnie w świetle przechodzącym jako jaśniejsze od tła a wskazujący wytwórnie papieru; ułatwia ustalenie przybliżonej daty wyrobu papieru
Słownik pojęć
A
akta personalne – gromadzone przez urząd (instytucję akta dotyczące danych osobistych i przebiegu służby pracownika
aktotwórca – urząd(instytucja) lub osoba fizyczna w wyniku działalności których powstają akta. Por. twórca zespołu
archiwotwórca
termin używany niekiedy w oznaczeniu twórcy zespołu.
archiwum
1. instytucja o charakterze urzędu administracyjnego, urzędu wiary publicznej oraz placówki naukowej powołana do kształtowania, zabezpieczania, gromadzenia, opracowywania oraz trwałego przechowywania i udostępniania materiałów archiwalnych, uprawniona do wydawania z nich uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i kopii, a także do publikowania źródeł i pomocy archiwalnych oraz prowadzenia badań w dziedzinie archiwistyki.
2. komórka organizacyjna instytucji powołana do przejmowania, przechowywania, porządkowania i zabezpieczania materiałów archiwalnych tej instytucji.
3. gmach lub lokal stanowiący pomieszczenie archiwum.
4. zespół, grupa zespołów lub zbiór archiwalny powstały na skutek działalności urzędu, instytucji, organizacji, a zwłaszcza rodu, rodziny lub osoby fizycznej. Por. archiwum podworskie, archiwum prywatne, spuścizna.
archiwum państwowe
archiwum wchodzące w skład sieci archiwów państwowych.
archiwum podworskie
archiwum powstałe w wyniku działalności osób, rodzin lub rodów, zawierające materiały związane z posiadaniem i zarządzaniem dobrami ziemskimi oraz odnoszące się do spraw osobisto-rodzinnych i wykonywanych funkcji publicznych. Termin archiwum podworskie przyjął się po 1945 r.
archiwum prywatne
zespół archiwalny powstały na skutek działalności instytucji prywatnej lub osób fizycznych, rodzin, rodów niezależnie od aktualnego miejsca, jego przechowywania.
autograf
pismo własnoręczne danej osoby, termin niesłusznie zacieśniany wyłącznie do podpisu lub rozszerzany na całość pisma opatrzonego własnoręcznym podpisem
D
dekret
– w dawnym prawie polskim wyrok, orzeczenie lub postanowienie sądu
– akt prawny wydawany przez króla bez udziału sejmu
– akt prawny mający moc ustawy, wydawany bez udziału parlamentu
destructa
materiały archiwalne uszkodzone w skutek przyczyn mechanicznych, biologicznych lub innych, powodujący zanik tekstu lub nieodwracalne jego ubytki
dokument
(carta, charta, littera)
1. pismo uwierzytelnione sporządzone z zachowaniem przyjętych w danej epoce i miejscu form zewnętrznych i wewnętrznych, stwierdzające lub ustanawiające pewien stan prawny albo też służące do wykonywania uprawnień;
2. zapis bez względu na jego postać będący świadectwem jakiegoś faktu (faktów) i zjawisk obiektywnej rzeczywistości lub przejawów myśli ludzkiej.
dokumentacja archiwalna
1. termin stosowany na równi z terminem: materiały archiwalne;
2. materiał informacyjny zebrany do określonych zagadnień w oparciu o zasób jednego lub wielu archiwów.
dokumentacja twórcy zespołu
dokumenty wytwarzane i gromadzone przez twórcę zespołu w toku jego działania.
dokumenty osobiste
– dokumenty stwierdzające tożsamość osoby ich właściciela, jej prawa, obowiązki oraz stan cywilny
– gromadzenie przez osobę fizyczną dokumenty dotyczące jej życia i działalności
dudka
(dutka) księga rękopiśmienna formatu – pagina fracta (lub składki formatu pagina fracta) najczęściej spotykana wśród dawnych ksiąg sądowych lub metrykalnych
dyplom
– dokument nadający odbiorcy określony tytuł lub upoważnienia, względnie stwierdzający kwalifikacje odbiorcy lub przysługujące mu uprawnienia albo też przyznane mu lub uzyskane przez niego wyróżnienia
– termin używany również na oznaczenie dokumentu pergaminowego
dziedziczenie (sukcesja) materiałów archiwalnych
przejmowanie materiałów archiwalnych w następstwie przejęcia całości lub części zakresu działania twórcy zespołu przez sukcesora. Por. sukcesja czynna, sukcesja bierna.
dziennik
(diariusz) systematyczne, w założeniu codziennie prowadzone zapiski o czynnościach lub zdarzeniach, względnie jednych i drugich – diary
F
fascimile
– wierne odtworzenie pierwowzoru tekstu lub rysunku sporządzone ręcznie, sposobem mechanicznym lub chemicznym
– pieczątka z wiernym odtworzeniem podpisu osoby urzędowej lub prywatnej
fascykuł
– termin używany dawniej na oznaczenie grupy rzeczowej akt danego twórcy zespołu; fascykuł taki mógł się składać z większej liczby jednostek archiwalnych
– wiązka akt luźnych zawierająca pisma jedno lub różnorodne
G
glosa
dopisek zazwyczaj o charakterze komentarza, umieszczany na marginesie (marginalna) lub między wierszami objaśnianego tekstu (interlinearna)
granice zespołu archiwalnego
zakres materiałów archiwalnych zespołu wyznaczony przez związek zachodzący między materiałami archiwalnymi zespołu a jego twórcą; granice zespołu wyznaczają daty powstania i likwidacji twórcy zespołu, zakres jego funkcji oraz kompetencji rzeczowych i terytorialnych
I
inwentarz zespołu (zbioru) archiwalnego
pomoc archiwalna służąca zabezpieczeniu całości i udostępnianiu materiałów archiwalnych jednego zespołu (zbioru), stanowiąca systematyczny ciąg opisów poszczególnych jednostek archiwalnych, zgodny zazwyczaj z układem jednostek w zespole (zbiorze).
J
jednostka archiwalna
odrębna fizycznie jednostka materiałów archiwalnych (dokument, księga, poszyt, plik, wiązka, teczka, mapa lub jej arkusz, rysunek lub jego arkusz, fotografia, krążek taśmy magnetofonowej lub filmowej, płyta gramofonowa itp.). Zazwyczaj jednostka archiwalna stanowi jednostkę inwentarzową.
jednostka inwentarzowa
materiały archiwalne określonego zespołu (zbioru) stanowiące jedną pozycję w inwentarzu zespołu (zbioru) archiwalnego.
K
kancelaria
1. komórka organizacyjna lub zespół komórek organizacyjnych w urzędzie (instytucji) zajmujących się przyjmowaniem, rejestracją i rozdzielaniem pism wpływających, przygotowywaniem, rejestracją i wysyłaniem pism wychodzących oraz przechowywaniem akt danego urzędu. W różnych okresach nie wszystkie z wymienionych czynności wchodziły w zakres działalności kancelarii, np. kancelaria współczesna w zasadzie ogranicza się do przyjmowania i rozdzielania pism wpływających oraz do ekspedycji pism wychodzących;
2. w najszerszym znaczeniu za kancelarię można uznać wszystkie komórki organizacyjne twórcy zespołu wytwarzające akta;
3. termin używany niekiedy na oznaczanie systemów kancelaryjnych, np. kancelaria austriacka, pruska, rosyjska;
4. pomieszczenie biurowe przeznaczone dla kancelarii (sekretariatu) w znaczeniu komórki organizacyjnej.
katalog archiwalny
rodzaj pomocy archiwalnej, zawierającej informacje o treści materiałów archiwalnych jednego lub wielu zespołów (zbiorów) albo ich części, opracowane według z góry przyjętych założeń i uszeregowane według ustalonych kryteriów. termin używany dawniej, zwłaszcza w publikacjach, w znaczeniu inwentarza archiwalnego.
katalog archiwalny
rodzaj pomocy archiwalnej, zawierającej informacje o treści materiałów archiwalnych jednego lub wielu zespołów (zbiorów) albo ich części, opracowane według z góry przyjętych założeń i uszeregowane według ustalonych kryteriów. termin używany dawniej, zwłaszcza w publikacjach, w znaczeniu inwentarza archiwalnego.
księga protokołów
księga zawierająca wpisane w porządku chronologicznym protokoły posiedzeń organu kolegialnego lub innego gremium zbierającego się okresowo, zaopatrzone z reguły w podpisy uczestników posiedzenia, względnie przewodniczącego posiedzenia i protokolanta
księga wpisów
1. księga, do której wystawca wnosi w formie pełnej lub skróconej treść wystawionych przez siebie dokumentów;
2. księga służąca instytucji lub osobie fizycznej do wnoszenia wpisów dotyczących czynności prawnych lub innych czynności związanych z zakresem działalności danej instytucji lub osoby;
3. termin stosowany również na określenie systemu kancelaryjnego mającego zastosowanie do końca XVIII w.
kwerenda archiwalna
poszukiwanie w materiałach archiwalnych danych dotyczących określonego zagadnienia lub osoby.
M
materiały archiwalne
wszelkie dokumenty, będące wytworem działalności twórców zespołów, kwalifikujące się do trwałego lub czasowego przechowywania w archiwum. Por. archiwalia.
metr bieżący akt
jednostka miary używana do obliczenia ilości akt na półkach w magazynie.
P
patent
dokument mający znaczenie w sferze stosunków publicznoprawnych dla wręczenia odbiorcy w formie otwartej
– dokument upoważniający jego odbiorcę do wyłącznego korzystania z określonego wynalazku, wydawany zazwyczaj na ustalony przeciąg czasu
– świadectwo ukończenia szkoły względnie uzyskania tytułu naukowego lub zawodowego
– dokument uprawniający do prowadzenia zakładu handlowego lub przemysłowego
pieczęć
– znak własnościowy osoby prywatnej lub fizycznej wyciskany za pomocą tłoku (typariusza) w masie plastycznej – wosku, laku – farbie, metalu lub wyciskany w podłożu
– środek uwierzytelnienia pisma lub dokumentu, względnie środek zabezpieczający nienaruszalność zamkniętego nią pisma lub przedmiotu
pieczęć odwrocia
(contrasigillum) pieczęć wyciskana na odwrocie strony właściwej pieczęci wyciśniętej w wosku, zwykle od niej mniejsza, mająca umocnić wiarygodność dokumentu
pomoce archiwalne
różne postacie opracowań dotyczących głównie treści i formy materiałów archiwalnych sporządzone według ustalonych zasad, dla celów ewidencji, informacji i udostępniania. Por. inwentarz archiwalny, katalog tematyczny, indeks, skorowidz i inne.
pomoce kancelaryjne
różnorodne typy ksiąg, kartotek, spisów, skorowidzów, służących w kancelarii (registraturze) do rejestracji, wyszukiwania i kontroli obiegu pism.
poszyt
(libelli, libellus, volumen, wolumen) grupa składek, bifoliów lub kart, zszyta i oprawna zazwyczaj w półsztywny karton, stanowiąca najczęściej jednostkę inwentarzową lub jej część
protokół
– wpis wniesiony do brulionowej księgi wpisów
– protocollon, protocollum – brulionowa księga wpisów
– sprawozdanie z przebiegu obrad ciała kolegialnego lub innego gremium zbierającego się zazwyczaj okresowo
– akt urzędowy stwierdzający pewien fakt, stan rzeczowy lub przebieg danego zdarzenia
przewodnik po zasobie archiwum
pomoc archiwalna informująca o poszczególnych zespołach (zbiorach) archiwalnych lub ich grupach, składających sie na zasób danego archiwum. Przewodnik z reguły zawiera historię archiwum, ogólną systematykę jego zasobu, charakterystykę poszczególnych zespołów (zbiorów), uwzględnia ponadto pomoce archiwalne i bibliografię.
przewodnik po zasobie (zbiorze) archiwalnym
pomoc archiwalna o charakterze zbliżonym do wyrozumowanego skorowidza rzeczowego informująca o treści materiałów archiwalnych danego zespołu (zbioru) przy pomocy haseł, sformułowanych w oparciu o problematykę tych materiałów, a usystematyzowanych według przyjętego schematu i odsyłająca za pośrednictwem tych haseł do odpowiednich pozycji inwentarza archiwalnego, względnie sygnatury jednostki archiwalnej. (w braku inwentarza).
przywilej
dokument nadający odbiorcy (osobie fizycznej lub prawnej) określone, zazwyczaj specjalne uprawnienia
R
repertorium
1.spis jednostek archiwalnych danego zespołu archiwalnego lub jego części (względnie elementów składowych poszczególnych jednostek), uwzględniający niektóre elementy rozpoznawcze (z reguły tytuł wlaściwy akt), bądź też wskazujący na wybrane elementy treściowe;
2. pomoc kancelaryjna (stosowana zwłaszcza w sądach) zbliżona do dziennika podawczego, służąca do rejestracji określonych typów spraw, zawierająca zwięzłe adnotacje charakteryzujące poszczególne sprawy oraz wazniejsze momenty ich załatwienia, stanowiące jednocześnie podstawę do nadania aktom tych spraw właściwego układu. Do tego typu repertoriów sporządza się w miarę potrzeby skorowidze;
3. termin – repertorium używa si e niekiedy zamiennie z terminem skorowidz lub inwentarz.
rewindykacja materiałów archiwalnych
odzyskanie na podstawie międzynarodowych umów materiałów archiwalnych wywiezionych poza granice państwa. Por. ekstradycja, windykacja.
rozmieszczenie państwowego zasobu archiwalnego
podział materiałów archiwalnych między archiwa zgodnie z ich właściwością rzeczową i terytorialną.
rękopis
każdy tekst pisany ręcznie w przeciwieństwie do maszynopisu lub tekstu powielonego dowolną techniką. Termin ten znajduje szczególne zastosowanie w praktyce bibliotecznej na oznaczenie rękopiśmiennej jednostki ewidencyjnej, w stosunku do archiwaliów używane są raczej terminy szczegółowe: dokument, księga, itp
S
scalanie archiwalne
łączenie z zespołem archiwalnym lub z jednostką archiwalną w zespole w sposób realny (fizyczny) lub idealny (poprzez inwentarz archiwalny) odłączonych od danego zespołu lub danej jednostki materiałów archiwalnych. Por. inwentarz zespołu (zbioru) idealny, realny, rekonstrukcja archiwalna.
seria
szereg jednostek archiwalnych w zespole (zbiorze) archiwalnym stanowiących pewien ciąg, a związanych analogią treści lub formy zewnętrznej, bądź analogią obu tych elementów.
sieć archiwalna
organizacja i rozmieszczenie archiwów na określonym terytorium zgodnie z ustrojem, strukturą i organizacją terytorialną władz, w których gestii znajdują się archiwa wchodzące w skład danej sieci archiwalnej.
sieć archiwów państwowych
sieć archiwalna, w skład której wchodzą archiwa państwowe podległe naczelnej władzy archiwalnej danego państwa.
sigillum
pieczęć
sigillum authenticum
pieczęć posiadająca moc pełnowartościowego środka dowodowego używana również dla stwierdzenia także wiarygodności osób trzech które nie używały pieczęci albo których pieczęcie nie posiadały dostatecznej siły dowodowej
skorowidz archiwalny
pomoc archiwalna zawierająca wykaz haseł systematyzowanych alfabetycznie, chronologicznie lub rzeczowo, służąca do szybkiego odszukania sygnalizowanej przez nie treści w opracowanych materiałach archiwalnych.
spis akt
(materiałów archiwalnych) spis jednostek archiwalnych bez względu na ich stan uporządkowania.
spis spraw
pomoc kancelaryjna stosowana w systemie rzeczowo-bezdziennikowym (rzeczowo-rejestrowym), służąca do rejestracji spraw w obrębie grup rzeczowych (teczek-spraw).
spis zespołów (zbiorów) archiwalnych
spis zespołów (zbiorów) najczęściej w układzie według komórek organizacyjnych danego archiwum, podający podstawowe informacje o poszczególnych zespołach (zbiorach).
spuścizna archiwalna
(papiery) termin stosowany na oznaczenie zespołu archiwalnego wytworzonego przez osobę (lub osoby) fizyczną. W praktyce włącza sie do spuścizny także zbiory archiwalne powstałe z zainteresowań kolekcjonerskich twórcy spuścizny.
sukcesja bierna
materiały archiwalne przejęte przez sukcesora (sukcesorów), niepotrzebne do jego bieżącej działalności.
sukcesja czynna
materiały archiwalne spraw nie zakończonych przez sukcesodawcę, przejęte przez sukcesora (sukcesorów), potrzebne do jego dalszej bieżącej działalności.
sukcesja materiałów archiwalnych
dziedziczenie materiałów archiwalnych
sumariusz
zestawienie streszczeń aktów i dokumentów danego zespołu lub jego części sporządzone w układzie chronologicznym, tematycznym lub geograficznym. Termin bywał używany niekiedy w znaczeniu inwentarza.
sygnatura archiwalna
1. znak rozpoznawczy nadany jednostce archiwalnej lub jednostce inwentarzowej, określający jej miejsce w obrębie zespołu (zbioru) i umożliwiający jej zidentyfikowanie;
2. zespół znaków wskazujących na aktualne miejsce przechowywania jednostki archiwalnej lub jednostki inwentarzowej.
T
twórca zespołu
jednostka organizacyjna (urząd, instytucja, przedsiębiorstwo, organizacja społeczna) posiadająca określony zakres działania i samodzielność organizacyjną, działająca z reguły w oparciu o właściwe dla siebie normy prawne, lub osoba fizyczna (osoby fizyczne) przejawiająca działalność w określonych dziedzinach życia społecznego. Por. dokumentacja twórcy zespołu, zespół dokumentacyjny, zespół archiwalny.
tytuł jednostki archiwalnej (inwentarzowej)
wyraz lub szereg wyrazów stanowiących nazwę lub określających zawartość treściową a także rodzaj materiałów danej jednostki.
U
udostępnianie materiałów archiwalnych
organizowanie przez archiwum w oparciu o obowiązujące przepisy form korzystania z materiałów archiwalnych.
W
windykacja materiałów archiwalnych
przejęcie przez jedno państwo materiałów archiwalnych powstałych na terytorium innego państwa, a dotyczących terytorium państwa przejmującego na zasadzie więzi prawno-ustrojowych, zachodzących w momencie powstania tych
Z
zasada przynależności kancelaryjnej
zasada zachowania w obrębie zespołu kolejności dokumentów (aktów) nadanej im w kancelarii (registraturze) twórcy zespołu. Por. zasada przynależności zespołowej.
zasada przynależności terytorialnej
zasada poszanowania związku zespołów archiwalnych z terytorium, na którym powstały.
zasada przynależności zespołowej
zasada poszanowania związku materiałów archiwalnych wchodzących w skład zespołu archiwalnego z jego twórcą, decydująca zarazem o niepodzielności tego zespołu. Por. zasada przynależności kancelaryjnej.
zbiór archiwalny
dokumenty zgromadzone przez urzędy (instytucje) lub osoby fizyczne pod określonym katem widzenia, mające w całości lub w przeważającej części charakter materiałów archiwalnych.
zespół archiwalny
organicznie powiązane ze sobą zarchiwalizowane materiały archiwalne wytworzone i zgromadzone w wyniku działalności urzędu (instytucji) lub osoby fizycznej. Por. twórca zespołu, archiwalizacja.
znak sprawy
znak rozpoznawczy akt sprawy składający się ze stałych elementów rejestracyjnych pism w obrębie danej sprawy:
1. w systemie dziennikowym składa sie z symbolu komórki organizacyjnej i numeru dziennika podawczego lub tylko numeru dziennika podawczego;
2. w systemie bezdziennikowym (rzeczowo-rejestrowym) – z symbolu komórki organizacyjnej znaku akt i numeru sprawy lub tylko ze znaku akt.
znak wodny
(filigran) bezbarwny, trwały znak na papierze, widoczny szczególnie w świetle przechodzącym jako jaśniejsze od tła a wskazujący wytwórnie papieru; ułatwia ustalenie przybliżonej daty wyrobu papieru